Retningslinje
Samtykke intervju – mal for e-post
Dette er et eksempel på samtykke for intervju, det er viktig at du tilpasser den til ditt innsiktsarbeid.
Innholdet kan være utdatert
Relevante lenker
Samtykke intervju - mal for e-post
(Overskrift som passer din undersøkelse)
Du er invitert til å delta i denne undersøkelsen fordi du har vist en interesse for å dele noen refleksjoner med oss om NAVs tjenester eller ytelser.
Hvem er vi, og hvem er ansvarlig for undersøkelsen?
Vi er ansatte i (fyll inn det som passer) i Arbeid- og velferdsdirektoratet (NAV). Vi jobber med å forbedre NAVs tjenester gjennom å involvere personer som bruker, eller kan komme til å bruke dem.
Oppgi navn på produktområde, seksjon eller avdeling i Arbeids- og velferdsetaten som er ansvarlig for undersøkelsen.
Har du spørsmål om undersøkelsen eller ønsker å vite mer om eller benytte deg av dine rettigheter, kan du kontakte ansvarlig for undersøkelsen, ……. på e -post:….…..@nav.no.
Oppgi e-post adresse til produktområde, seksjon eller avdeling i Arbeids- og velferdsetaten som er ansvarlig for undersøkelsen.
NAV Arbeids- og velferdsdirektoratet har ansvaret for behandlingen av personopplysningene dine.
Hva innebærer det for deg å delta i denne undersøkelsen?
Vi ønsker at du deltar i et intervju hvor vi spør deg om dine tanker og eventuelle erfaringer med (fyll inn det som passer) hos NAV. Hva du svarer og om du vil svare på spørsmålene bestemmer du selv. Formålet med undersøkelsen er å (fyll inn det som passer).
Samtalen gjøres på video, telefon eller fysisk i et lokale. Intervjuet kan vare i (fyll inn det som passer).
Her må du tilpasse samtykke til ditt prosjekt. E-post er ingen sikker kommunikasjonskanal, så pass på at samtykke som sendes på e-post ikke røper deltagerens relasjon til NAV, og at samtykke heller ikke inneholder andre taushetsbelagte opplysninger eller personopplysninger av særlig kategori. Det vil for eksempel si at det ikke kan stå i samtykke at vi ønsker å intervjue personer som mottar sykepenger, eller at vi skal intervjue unge sykemeldte med en bestemt diagnose. Derfor har vi valgt formuleringen: «tanker og eventuelle erfaringer med».
Må du delta i denne undersøkelsen?
Nei, det er frivillig å delta.
- Mottar du tjenester fra NAV, vil ikke deltakelse i denne undersøkelsen påvirke dine rettigheter i NAV.
- Vi har ikke tilgang til dine saker.
- Andre i NAV får heller ikke vite hvem som deltar i undersøkelsen, og opplysningene du gir kan ikke kobles til dine saker hos NAV.
Hvordan behandler vi personopplysningene dine?
Med samtykke ditt vil vi i en kort periode lagre dine kontaktopplysninger og notere ned de opplysningene som blir sagt under intervjuet. Vi ønsker også å ta opp intervjuet med lydopptaker, for lettere å kunne skrive ned det du sier. Vi vil bare bruke opplysningene om deg fra intervjuet til gjennomføring av denne undersøkelsen.
Det er bare personer som jobber med denne undersøkelsen i NAV, som har tilgang til opplysningene. Det er (antall) personer som jobber med denne undersøkelsen. De har taushetsplikt.
De ansatte som er med på innsiktsarbeidet, som enten er med på intervjuet eller på annen måte har tjenstlig behov for å ha tilgang til personopplysningene, skal registreres i datahåndteringsplanen. Antall ansatte i datahåndteringsplanen skal samsvare med det som står i samtykke. Datahåndteringsplanen lagres i websak sammen med GPA og samtykkemalen dere bruker. Les mer om planlegging av innsiktsarbeidet her: i god-praksis/artikler/etikk-nar-du-planlegger-innsiktsarbeid.
Når intervjuet er ferdig, vil svarene dine anonymiseres. Anonymiseringen gjennomføres så fort som mulig. Opplysningene som kan lede tilbake til deg slettes så snart anonymiseringen er gjennomført og senest innen (antall) måneder. De anonyme dataene vil brukes til (fyll inn det som passer).
Standard her er 3 eller 6 måneder. Skal personopplysningene lagres noe lenger, for eksempel inntil 9 eller 12 måneder, bør det være særskilte grunner til det.
Oppgi hva sluttresultatet skal bli: for eksempel skal det bli en rapport som skal publiseres eller vil de anonyme dataene bli brukt til å forbedre en søknadsdialog? Skal sluttresultatet deles intern eller eksternt?
Dine rettigheter
Så lenge du kan identifiseres i datamaterialet så har du rett til:
- å trekke tilbake samtykke før, underveis i intervjuet, eller etter at det er ferdig uten å oppgi grunn.
- å se hvilke opplysninger vi behandler om deg, og å få utlevert en kopi av opplysningene.
- å få rettet opplysninger om deg som er feil eller misvisende.
- å få slettet dine personopplysninger.
- å sende klage til Datatilsynet om behandlingen av dine personopplysninger.
Samtykke
For å samtykke så svarer du på denne e-posten med:
Ja, jeg (fyll inn fullt navn) samtykker til å delta i et intervju.
Og dersom du er komfortabel med det, velger du å legge til alternativet:
Ja, dere kan ta lydopptak.
Det er ikke krav om signatur ved samtykke, det er derfor heller ikke nødvending med elektronisk signatur i et elektronisk samtykke.
Akkurat som ved et analogt samtykke, er det som betyr noe, at vi må kunne påvise at deltakeren har gitt et samtykke gjennom en tydelig bekreftelse.
Samtykkeskjema limes inn i e-posten du sender til deltageren, du skal ikke sende den som en egen fil.
Når du har fått svar fra deltageren lagrer du e-posten med samtykke i lukket kanal på Teams. Der lagres den midlertidig fram til slettetidspunktet. Du må slette e-posten fra Outlook med en gang den ligger lagret i Teams.
Mer om personvern:
Medvirkende