Alle deltakere i undersøkelser trenger praktisk informasjon om hvordan undersøkelsen gjennomføres, hva som er forventet av dem og hvordan de kommer i kontakt med oss. Det er viktig at vi gir god og lett forståelig informasjon til dem som skal delta.

Dette gjelder for alle typer undersøkelser, også i undersøkelser der du ikke samler inn personopplysninger, eller der behandlingsgrunnlaget er noe annet enn samtykke. Deltar internt ansatte i NAV i kraft av sin stilling skal de også få praktisk informasjon fra deg når de deltar i undersøkelser.

Hva og hvor mye du skal informere om før undersøkelsen vil variere. Derfor må du tenke og vurdere hva du bør presentere for deltakeren tidlig, og hva som kan vente. Her er en liste med forslag, som typisk vil være relevant å informere om:

• Hvem vi er
• Kontaktinformasjon til ansvarlig for undersøkelsen
• Hva undersøkelsen handler om
• Hvordan undersøkelsen gjennomføres (hvem er med og hvilken rolle har de, utstyr som blir tatt i bruk, eventuelt annet som er relevant å nevne når det kommer til selve gjennomføringen av undersøkelsen)
• Hva det er forventet at deltakeren gjør (tenker høyt, deler sine meninger m.m)
• Hvor lang tid det tar
• Hvordan de deltar
• Hvor og hvordan dere møtes (veibeskrivelse, pålogging til videoløsning m.m)
• Informer om at deltakelsen er frivillig
• Informer om at deltakelsen ikke påvirker saker eller rettigheter de har hos NAV
• Annen praktisk informasjon som er relevant for deltakeren å vite (her må du tenke nøye igjennom om det er noe som er viktig å si om akkurat din undersøkelse)

For undersøkelser der det ikke blir samlet inn personopplysninger:

• informer om at det ikke blir samlet inn opplysninger som kan knyttes til personen, hverken direkte eller indirekte og at undersøkelsen skal gjennomføres anonymt

Det viktige er at du gir dem tilstrekkelig med informasjon til riktig tid. Tenk igjennom hvilken informasjon de trenger under rekrutteringen, og om det er noe annet de trenger dagen før de skal møte deg, og om noe informasjon kan vente til dere treffes. Du bestemmer selv når du deler informasjonen med deltakeren. Det er nødvendig at deltakeren har tilstrekkelig med praktisk informasjon før samtykket innhentes, og/eller undersøkelsen starter.

Du må tilpasse informasjonen du gir til din undersøkelse og målgruppe. Det er også viktig å tilpasse i hvilken form du gir informasjonen til din undersøkelse:

• Er det mest nyttig for dem å få det i et eget pdf-dokument? 
• Skal det stå i en e-post du sender? 
• Skal det være informasjon som presenteres skriftlig før de starter å svare på en spørreundersøkelse? 
• Eller skal du skrive ut noe som de får når dere møtes? 

Her må du tenke selv hva som er best å gjøre.

Ofte vil det blir noe overlapp av informasjon mellom samtykkeskjemaet og den praktiske informasjonen vi gir til deltakeren i forkant av en undersøkelse. Dersom du gir deltakeren samtykket samtidig som de mottar mye praktisk informasjon må du selv vurdere hvor mye som skal gjentas.